2024年1月１日から電子取引データ保存が義務化された電子帳簿保存法ですが、事業者は国が定める保存要件に従って電子データの保存が行えるよう準備を進める必要があります。ここでは事業者向けに電子帳簿保存法の必要性について分かりやすく解説します。

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電子帳簿保存法とは

税務関係帳簿書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）を電子データとして保存することを認めた法律のこと。また、電子データをやり取りした場合のデータの保存義務等も定めた法律で、記録の改ざんなどを防止する観点から、保存時に満たすべき一定の要件が電子帳簿保存法で定められています。導入することでこれまで紙で保存していた帳簿等書類のペーパーレス化につながり、経理処理のスピードアップなどが可能になります。

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制度が変わることで不安に思うかもしれませんが、税務関係帳簿書類を電子データにすることで便利になることがいろいろあります。例えば、毎回行っていた紙（書類）をファイリングする手間や、書類を保管する書棚や書庫などのスペースが不要になること。また日付や取引先名で検索できるので、探したい書類をパソコン等ですぐに見つけることができます。加えてデータ上で経理処理ができるので、経理担当者がテレワークを行うことも可能となります。

3つの保存方法

電子帳簿保存法では大きく3パターンの保存法に区分されています。それぞれ確認してみましょう。

① 電子帳簿等保存

税法上保存が必要な帳簿等の書類を会計ソフト等で作成しデータのまま保存すること。

② スキャナ保存

紙の領収書･請求書などの書類自体を保存する代わりに、書類をスキャナやスマートフォンなどで読み取り電子データとして保存すること。

③ 電子取引データ保存

領収書･見積書･請求書などに相当するデータをやりとりした場合にそのままデータ（電子取引データ）で保存すること。

2024年1月1日から③電子取引データ保存が義務化されました。

申告所得税･法人税に関して、帳簿･書類を保存する義務のある事業者が、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、一定の要件の下でその電子データ（電子取引データ）を保存する必要があります。
※ 2023年度の税制改正大綱により、相当の理由によってシステム対応を行うことができなかった事業者は、2024年以降も一定の条件下で電子取引の出力書面（紙）の保存が可能です。

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電子取引データ保存の一定の要件って?

以下の二つが合わせて必要です。

１．真実性の確保（改ざん防止）

専用のシステムを導入しなくても不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、遵守することで要件を満たすことはできます。

２．可視性の確保※①と②を全て満たす

① モニター･操作説明書等の備付け
② 検索要件の充足
以下のいずれかに該当する場合は②の要件は不要となります。
・２課税年度前の売上高が「5,000万円以下」の事業者
・電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている事業者

どのようなデータの保存が必要？

紙でやり取りしていた場合に保存が必要な注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などの書類に相当するデータを保存する必要があります。また受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存が必要です。

どのように保存する必要がある？

改ざん防止のための措置をとる必要があり「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること、そしてディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要もあります。※ 保存するファイル形式は問わない

電子帳簿保存法に対応しなかったらどうなるの？

経営上のリスクが発生します。

事業者が制度に対応しなかった場合は、以下のようなリスクが想定されますので注意が必要です。

【青色申告の取消】　
青色申告特別控除　欠損金の繰越控除　少額減価償却資産の経費算入

【加算税の課税】　
通常の追徴課税35％に、10％が加重される可能性がある　
※追徴課税とは本来の納税額との差額を支払うこと

【会社法による過料】　
会社法に基づき100万円以下の過料を徴収される場合もある　※過料とは行政法規上の義務違反に対して少額の金銭を徴収する罰則です

まとめ

2024年1月から事業者は一定の条件を満たして電子取引データを保存することが義務化されました。可視性の確保や、タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータの授受と保存をする、改ざん防止のための事務処理規定を定めて守るなどの改ざん防止のための措置を行う必要があります。
経理業務の環境が大きく変化する昨今ですが、これを機に、経理の効率化、財務管理の見える化などを上手く取り入れることで、経営の課題解決や企業の更なる成長へのきっかけにされてはいかがでしょうか。

くわしくは国税庁ホームページの「電子帳簿等保存制度特設サイト」へ

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