商談と打ち合わせはどう違う？商談をする意味とマナー＆商談の上手な進め方
営業現場では自社の商品・サービスの商談を行いますが、そもそも商談とはどういうものなのでしょうか。また、商談をうまくまとめるには、商談時のマナーや進め方について理解しておくことが大切です。
取引先を増やして業績を拡大するために、商談と打ち合わせの違いや商談の上手な進め方について確認しておきましょう。
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商談の定義とは
商談とは、商売や取引について交渉や話し合いをすることです。具体的には、取引先や見込み客に対して自社の商品・サービスを提案し、契約の交渉を行う場です。
商品・サービスを導入するメリットや費用、契約後のフォロー体制などを説明し、お互いに合意ができたら契約してもらう流れとなります。
商談をする意味
商談をする意味は、お客様に自社の商品・サービスを知ってもらい、売上を拡大して安定した経営を行うことです。
誰もが知っているような商品・サービスを取り扱っていれば、商談をしなくても売上を確保できるかもしれません。しかし、そのようなケースは少ないのではないでしょうか。そのため企業経営においては、少しでも多くの取引先や見込み客と商談を行い、ビジネスチャンスを獲得する必要があります。
商談と打ち合わせの違い
「商談」と「打ち合わせ」は、取引先と面談を行うのは同じですが、その目的は異なります。商談は新たな取引を始めるための交渉の場であり、自社商品・サービスを購入してもらうことが目的です。
それに対して、打ち合わせでは、取引成立後の諸条件の確認やフォロー、進捗状況の確認などを目的として話し合いを行います。取引先と話をするときは、商談と打ち合わせのどちらなのかを意識するといいでしょう。
商談の機会を獲得するには何が必要か
取引先を増やして売上を拡大するには、多くの商談をこなしてビジネスにつなげる必要があります。商談をまとめることが目標ですが、それ以上に、営業では商談の機会を獲得することが重要です。商談の機会を獲得するには、何が必要なのでしょうか。
ターゲット企業を選定する
商談の機会を獲得するには、新規取引先を含めてターゲットとなる企業を選定することが大切です。やみくもにアポイントを取ったり、商品・サービスをアピールしたりしても、商談にはつながらないでしょう。見込み客となりそうな企業を調べ、優先度の高い営業先に注力することで、商談を獲得できる可能性が高まるといえます。
アプローチ方法を検討する
ターゲット企業と商談を行うには、相手に自社の商品・サービスを知ってもらい、面談につなげる必要があります。どのような方法でアプローチすれば、先方に興味を持ってもらえるかを検討しましょう。
たとえば、信頼関係ができている得意先に新商品を紹介するなら、電話でアポイントをとれば快く応じてくれるかもしれません。また、新規を含めてより多くのお客様にサービスを案内したい場合は、セミナーで集客する方法もあるでしょう。ターゲットに合わせて適切なアプローチ方法を選ぶことが大切です。
商談の上手な進め方
ここでは、商談の上手な進め方を流れに沿って紹介します。
ただし、商談は一般的には以下のような流れで進みますが、各項目の順番が前後することもあります。また、商談は1回で終わるとは限らず、複数回の商談を経て契約が成立するケースも多いです。あるいは、交渉がうまくいかず、途中で商談が終わってしまう場合があることも覚えておきましょう。
アポイントを取る
商談は、営業先にアポイントを取ることから始まります。先方の担当者に連絡して、訪問できる日時を確認しましょう。連絡方法として電話とメールがありますが、履歴が残るメールのほうが訪問日時を間違えにくいと考えられます。
アポイントを取ってから実際の訪問日まで日にちが空く場合は、念のために前日に確認の連絡をしておくと安心です。
挨拶・名刺交換
営業先を訪問して担当者と初めて会ったら、まずは挨拶と名刺交換をします。第一印象は、今後の商談を左右する可能性があります。時間を確保してくれたことに感謝し、笑顔で対応することを心掛けましょう。また、服装や髪といった見た目にも気を配り、相手に不快感を与えないように注意することも大切です。
最初はアイスブレイクとして自己紹介や訪問の経緯の説明などを行い、場が和んできたら本題に入っていくといいでしょう。ただし、時間が限られている場合は、簡単に挨拶をしてすぐに本題に入っても構いません。状況に応じて判断しましょう。
ヒアリング
営業先が抱えている課題やニーズ、希望などをヒアリングします。担当者から話を聞いて相手の状況を理解することで、適切な提案をしやすくなるでしょう。ただ話を聞くのではなく、質問も交えながら話の内容を深堀りすることが大切です。
たとえば、「～についてもう少し詳しく教えていただけますか」といった質問をすることで、相手からより深い内容の話を引き出せるかもしれません。この段階では自社のアピールよりも、相手の話を聞いて情報収集に徹するほうがいいでしょう。
商品・サービスの提案
ヒアリングで相手の課題やニーズが明らかになったら、商品・サービスの提案を行います。自社の良さを伝えることは大切ですが、アピールだけではただの押し売りになりかねません。ヒアリングで把握した営業先の課題・ニーズを意識して、相手にどんなメリットがあるかをわかりやすく提示しましょう。
競合している場合は、他社と比べてどんな強みがあるかを伝えることも大切です。ただし、他社の批判をすると悪い印象を与えてしまう恐れがあるので注意しましょう。
クロージング
クロージングとは
クロージングとは、英語で「締めくくり」を意味する言葉で、商談では営業先に契約を促すことを意味します。商談がうまく進むと、相手は「契約してもいいかもしれない」という気持ちになるでしょう。そのタイミングで契約をお願いすれば、相手の背中を押すことができ、成約につながりやすくなるといえます。
クロージングをしないと、契約が流れてしまうことも
クロージングを行わずに結論を先延ばしにすると、「やっぱりやめておこう」と気持ちが変わり、契約が流れてしまうかもしれません。状況によってはあいまいな言葉を使わず、「契約していただけませんか」とストレートに伝えることも有効です。
また、「本日中に決めていただければ～万円お値引きします」など、決断を促す条件を準備しておいてもいいでしょう。
商談がまとまる営業力を身に付ける方法
商談がまとまる優秀な営業員は、どのように営業力を鍛えているのでしょうか。ここでは、営業力を身に付ける方法を紹介します。
場数を踏む
営業力を身に付けるには、商談の場数を踏むことが大切です。サッカーのルールを覚えても練習しなければ上手にプレーできないように、どれだけ営業の知識があっても、実際に商談をこなさなければ営業力は身に付かないと考えられます。
営業現場では教科書通りに商談が進まないこともありますが、経験を重ねることで、想定外の展開になっても柔軟に対応できるようになるでしょう。
ロールプレイング
商談の場数を踏むことは重要ですが、いつもお客様相手に商談ができるわけではないため、商談の練習として「ロールプレイング」に取り組むことも大切です。
ロールプレイングでは、社員が「営業役」と「お客様役」に分かれ、実際の商談場面を再現します。基本的には、経験豊富な先輩社員がお客様役となり、経験が浅い社員の相手をして経験を積ませることが多いでしょう。
ロールプレイングの様子をスマートフォンなどで撮影して見直すと、聞き方や話し方、説明方法などの改善点を見つけられるかもしれません。また、優秀な営業員とロールプレイングを行い、よかったことや改善すべき点をフィードバックしてもらうことで、営業スキルの向上が期待できます。
同行営業
営業の経験が浅いうちは、同行営業を行うことも営業力の向上に効果的です。先輩社員の商談に同行することで、どのように商談を進めているかを実際に見ることができます。このとき、ただ横で見ているのではなく、「自分だったらどのように商談をするか」「なぜわかりやすく説明できるのか」といった目的意識を持つことが重要です。
商談で気になったことがあれば、先輩社員に積極的に質問してみましょう。また、「説明資料を作成する」「商品説明を担当する」など、可能な範囲で商談に参加することを心掛けるのも大切です。
読書で知識を得る
営業力を身に付けるには、読書で知識を得るのも有効な方法といえます。営業のノウハウについて書かれた本は多数出版されています。ロールプレイングや実際の商談で経験を積みながら、平行して読書で知識を得ることで、自分の課題や改善すべき点が明確になるかもしれません。
また、他の業界で実績を残した著者の本を読めば、今まで考えつかなかった新しいアイデアが見つかる可能性もあります。
商談を成功させるための考え方
商談を成立させる4つのコツ
うまく商談を進めて契約を成立させるには、以下のことを意識するといいでしょう。
ゴールを明確にする
商談に臨むときは毎回ゴール（目標）を設定し、それを達成することを心掛けましょう。
ある程度大きな取引の場合、1回の商談で契約まで進むケースは少ないのではないでしょうか。商談が複数回行われると想定される場合は、「初回の商談では情報収集に徹する」「今回でクロージングまで持っていく」など、商談の進み具合に応じたゴールを設定するのがおすすめです。
ゴールがはっきりとしていれば、事前に準備すべきことも明確になり、商談を進めやすくなるでしょう。
商品・サービスの知識を深める
商談を成功させるには、自社の商品・サービスの知識を深めておくことも大切です。商品・サービスへの理解が不足していると、ヒアリングで相手の課題やニーズを引き出すことができたとしても、適切な提案ができない可能性があります。
とはいえ、取り扱う商品・サービスの種類が多い場合は、すべての特徴を把握するのは難しいかもしれません。その場合は、よく売れている主力商品・サービスに絞って勉強するといった工夫が必要でしょう。
ビジネスマナーに注意を払う
商談をうまく進めるためには、ビジネスマナーにも注意を払いましょう。いくら自社の商品・サービスの内容がよくても、「服装に清潔感がない」「挨拶ができない」など、ビジネスマナーの問題で悪い印象を与えてしまっては、商談をうまく進めるのは難しいのではないでしょうか。
ビジネスにおいて相手と良好な関係を築くには、基本的なビジネスマナーを身に付けておくことが大切です。ロールプレイングなどで、ビジネスマナーに問題がないかを確認しておきましょう。
断り文句への対策を考えておく
商談の事前準備として、断り文句への対策を考えておくことも有効です。自社の商品・サービスを提案したときに相手から断られる理由は、ある程度事前に予測できるのではないでしょうか。断り文句をリストアップし、それに対する返答を準備しておけば、余裕を持って商談に臨めるでしょう。
また、断り文句への返答を検討することで、商品・サービスの提案方法の改善につながる可能性もあります。
商談の効率にはビジネスマッチングサービスの利用もおすすめ
商談を成功させるには、ビジネスマッチングを活用するのもおすすめです。ビジネスマッチングとは、取引先を増やしたい企業と、経営上の課題解決のためにパートナーを探している企業を結び付けるサービスです。需要と供給を見極めて、見込み客となりそうな企業を紹介してくれるため、営業活動や商談の効率化が期待できます。
利用料金は、「初期費用（入会金）＋月額料金」という報酬体系が多くなっています。営業に人員や時間をかけられない場合は、ビジネスマッチングも選択肢の一つになるでしょう。
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まとめ
商談をまとめるには、商談の意味や流れを理解し、相手の課題やニーズに対して適切な提案を行う必要があるといえます。また、相手に悪い印象を与えないために、ビジネスマナーにも注意を払いましょう。商談の成功率アップを図るなら、ビジネスマッチングを利用するのもおすすめです。
Writer
大西 勝士
AFP、2級FP技能士
会計事務所、一般企業の経理職、学習塾経営などを経て、2017年10月より金融ライターとして活動。10年以上の投資経験とFP資格を活かし、複数の金融メディアで執筆中。
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