業務効率化やワークライフバランス実現を目的にビジネスの分野でIT化が推進され、さまざまなツールが利用されています。しかしその一方で、必要性を感じているけれど導入に至っていないという企業も多数存在します。この記事では、業務の作業効率向上を図るためのツールを選ぶときのポイントや注意点を解説します。

企業が業務効率化ツールを活用するメリットとは

いま業務効率化が注目されている理由

日本は少子高齢化による人口の減少が原因で、将来的に労働力の確保が困難になるといわれています。

また、長時間や時間外労働の規制・多様な働き方の選択で、人生の充実感を増やすワークライフバランスも求められているのです。

これらの理由から、業務効率化の必要性は高まりつつあります。そこで、業務効率化を積極的に導入するメリットを以下にまとめました。

メリット1：コスト削減

業務効率化ツールを活用すれば、用紙代や印刷代、残業の軽減による人件費削減が可能です。

スマートフォンやタブレットの普及により、企業や自治体、教育現場でのペーパーレス化が進んでいます。しかし紙の資料に比重を置く場面も多く、作成にかかる経済的・人的コストの削減は重要課題といえるでしょう。

さらに業務の内容や進捗状況を可視化するツールを用いれば、人為的なミスによる残業を減らす効果も期待できます。

メリット2：労働時間の短縮

長時間労働や残業を減らせば、従業員のワークライフバランスを整えて生産性向上につなげることが可能です。業務効率化ツールには、日常的な業務にかける時間を短縮できるものがあります。

また普段から活用して業務に取り組んでいれば、災害時や緊急事態宣言下でも在宅勤務やリモートワークで対応が可能です。

多様な働き方ができるのも業務効率化ツールを導入するメリットといえるでしょう。

メリット3：労働力不足の解消

業務効率化ツールの導入により、労働力不足による業務負担の軽減が期待できます。

深刻な社会問題となっている人手不足を受けて、業務のオートメーション化が進んでいます。たとえば単純な定型作業を自動化する「RPA」は、さまざまな業界で導入されているのです。

今まで人が行っていた業務をツールで自動化すれば、より生産性の高い業務に人的資源を投入できるのは大きなメリットです。

業務効率化ツールを選定するための5つのポイント

業務効率化ツールは数多くあり、それぞれに特徴があります。自社に適したツールを選ぶときの5つのポイントを、以下にまとめました。

1：現状を把握する

業務効率化ツールを選ぶためには、自社の現状把握と課題を明確にするのが重要です。

現状把握と課題の明確化は、実際に業務効率化ツールを利用する予定の従業員に参加してもらうことがポイントです。

以下のような項目について業務ごとのタスクの細分化・可視化を行い、現在の労働環境におけるムダを洗い出します。

• 単純で定型的な業務
• 発生頻度が高く、負担の大きい業務
• 外製（アウトソーシング）が難しい業務

2：自社の問題点を改善できるサービス内容か

現状を把握し問題点が可視化されたら、それらを改善できるツールのリサーチをします。話題性や人気を選定基準にすることは極力避けてください。

現場で働く社員はもちろん、アルバイトやパート従業員から業務効率化のアイデアを提案してもらうのもよいでしょう。

2つの異なるツールや外部アプリケーションを連携させて、さらなる業務効率化を図れる場合があります。自社で導入しているシステムとの連携が可能な場合もあるので、あわせて確認しましょう。

3：使いやすさ・操作性の確認

使い方がわかりやすくて操作性がよく、容易に運用できるツールであるかを確認しましょう。

ポイントは、業務担当者がストレスを感じずにツールを使いこなせることです。そのためには問題点の現状把握の段階から業務担当者が関わり、トライアルや検証に協力してもらうことが必要です。

また、不明点や不具合があった場合の問い合わせ方法や対応可能時間、サポートが充実しているかどうかも確認しましょう。業務効率化ツールを提供しているベンダーや導入支援代理業者が、初期設定や運用のサポートをしている場合もあります。

4：セキュリティ対策がされているか

情報漏洩を防ぐために、以下のセキュリティ対策が適用されているかを確認しましょう。

• アクセス制御
• 権限管理
• ログイン時の2段階認証
• データの暗号化
• 不正アクセス対策などの有無

顧客の個人情報・業務の機密事項・人事に関する情報などは、会社にとって無形の財産です。セキュリティに問題があるとこれらが流出し、インターネットを通じて拡散されてしまう恐れがあります。

セキュリティ面の不備は顧客との信頼関係が失われて、風評被害や損害賠償請求訴訟に発展する可能性があります。

なお、法人向けの有料サービスは個人向けや無料サービスに比べて、セキュリティ対策が強固な傾向にあります。

5：スモールスタートできるか

導入にあたって理想的な方法は、機能やサービスを限定してコストをかけずに簡易な業務からスモールスタートすることです。

たとえば無料で提供されている業務効率化ツールには、以下のような種類があります。

1. 有料版の機能が期間限定で利用できる製品
2. 有料版の機能の一部を無制限で利用できる製品

1は有料版の使用を前提としたトライアルとして、2は使いやすさや操作性を確認するのに適しています。

慣れてきたら必要にあわせて使用人数や規模を拡大していくなど、ツールの導入が既存業務を見直すきっかけにもつながります。

どんな機能がある？業務効率化ツールの種類を紹介

効率化を目指すべき業務は多岐にわたっており、それにあわせたツールも多数リリースされています。代表的な業務効率化ツールの種類を、以下にまとめました。

コミュニケーションツール

社内外の連絡事項や日常会話などのコミュニケーションを、円滑に行うためのツールです。

ワークフローシステム

業務の一連の流れを自動化し、稟議申請・承認・決裁などの意思決定を高速化するツールです。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

単純作業をソフトウェアロボットが自動化して処理する仕組みです。主に事務などのバックオフィス業務に導入されています。

人間の作業よりも正確でスピードも早いため、人的ミスの防止にも効果を発揮します。AIとは異なり不測のアクシデントには対応できないため、導入後の改善や検証は欠かせません。

タスク・プロジェクト管理

目標達成に必要なタスクやプロジェクトを、チームメンバーに共有できるツールです。情報をひとつのツールに集約するため、リアルタイムで進捗状況を確認できます。

顧客管理（CRM）

名刺管理や顧客名簿など、顧客情報を一元管理するツールです。

顧客情報の検索や分析もスムーズになり、営業活動やカスタマーサポートを効率化できます。最近では、顧客管理と営業支援（SFA）の機能をあわせもつツールが主流です。

バックオフィス（事務作業）ツール

ペーパーレス化に代表されるのが、バックオフィスツールです。用紙代や印刷代など、直接的なコスト削減に効果があるため、優先順位の高いツールといえるでしょう。

重要な契約や申請に関わる書類を扱う場合は、ツールのセキュリティ対策にも配慮が必要です。

業務の効率を向上させるために！知っておきたい注意点

業務効率化ツールは、導入したらすぐに効果が出るわけではありません。以下の点に注意しましょう。

ツールの活用を徹底する

業務効率化ツールは使い続けることで効果が出るため、導入したら活用の徹底を心がけましょう。

社内チャットツールを導入した場合、すべての連絡事項をチャットで統一しましょう。チャットの使用が徹底されていないと、従業員同士の連携がとれずミスコミュニケーションにつながる可能性があります。

活用を徹底するには、最初に行う自社の現状把握とツール選定が非常に重要です。

導入後の負担が増える

導入してしばらくは新しいツールや工程に慣れておらず時間がかかるため、業務効率化を急ぐとかえって手間やコストがかかります。

十分な作業時間の確保がないと業務担当者の負担が大きくなり、予期せぬミスにつながる可能性があります。同様の理由で、一度に複数のツールを導入するのも避けましょう。

負担を軽減するには導入前にマニュアルの整備や社内研修を行い、従業員の理解とモチベーションをあげる工夫が必要です。

現場の声に耳を傾ける

どんなに優れたツールでも、業務担当者が対応できなければ効率化は望めません。問題の現状把握からツールの選定・導入・運用・検証において、現場の意見は必要不可欠です。

また、ツールは導入したからといってすぐに効果が出るわけではないため、あらかじめ経営層の理解を得ておく必要があります。初期費用やランニングコスト、効果が出るまでの期間をシミュレーションして提示するとよいでしょう。

従業員のリテラシーを高める

ツールを活用するにあたって、従業員のITや情報のリテラシーにも気を配りましょう。ITリテラシーが低いと、企業機密が漏洩したり顧客の個人情報が流出したりと、トラブルの原因になります。

リテラシーを高めるためには、リテラシー教育の場を継続的に設けるなどの対策が有効です。

検証と改善は必ず行う

新しいツールを導入しただけでは、業務効率化が図れたとはいえません。使用した結果、どれだけの改善効果があったのかという検証が必要です。

導入したツールの内容に合わせて、以下のような項目を検証しましょう。

• 業務効率化が実現できているか
• ツールの活用が従来の業務を圧迫していないか
• 作業の品質は低下していないか

効率化の精度を高めるために必要なのは、PDCAサイクルを回しながら改善しつづけることです。検証の結果、想定していたような効果がないと判断した場合は、使用を中止するという決断も必要です。

まとめ

業務効率化は、労働意欲を高めて生産性を向上するための手段です。
自社にあったツールを選んで、コスト削減・労働環境の改善につなげましょう。

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