正興電機様は2021年に創立100周年を迎えた東証一部上場企業。全国の企業や官公庁に、電気設備や水処理設備などの建設・保全工事、情報サービスなどを提供し、海外でも事業を展開しています。
システムを導入した経緯や進め方、導入後の社内変化、DX（デジタルトランスフォーメーション）を検討している会社へのアドバイスまで、同社の担当者と西日本シティ銀行の関係者がざっくばらんに語り合いました。

導入の決め手はやはり信頼関係

――正興電機様がラクスさんの「楽楽精算」を導入されたきっかけを教えてください。

柿田：いろいろなお客さまとお話していると、近年はDXというワードが頻繁に出てくるようになりました。特に経費精算システムによるペーパーレス化を筆頭に、多様なニーズが出てきています。正興電機様の場合は、河野部長とよくお会いしていて、雑談の中でDXの話題になりましたね。

河野：そうですね、柿田さんとは3年ほどのお付き合いになります。折に触れて業務を効率化したいというお話をしていて、経費精算をペーパーレス化したいというニーズを汲み取っていただきました。

柿田：当行では行内にデジタル戦略部を作り、DXを手がけるいろいろな会社の方に業務を委任しています。そこで、デジタル戦略部に相談して、業務連携先であるラクスの国枝さんを河野部長に紹介させていただきました。2020年秋のことです。

河野：経費精算システムについては、実は2018年からすでにいくつかの会社に話を聞いていました。そんな中で国枝さんが来られて、「楽楽精算」について丁寧に説明を受けたところ、他社さんの製品に比べて機能が魅力的で、コストパフォーマンスも良かった。それで導入することにしました。

――導入の決め手は、機能とコストパフォーマンスでしょうか？

河野：もちろんそれらもありますが、一番は「人」かもしれません。柿田さんは当社のことをよく聞いてくださって、寄り添って対応してくれるので、何でも話しやすいんです。

柿田：ありがとうございます。今の時代、銀行の金利はどこも横並びで、なかなか差別化できません。我々は貸付だけでなく、お客さまのお役に立てることがないか日頃からニーズをお聞きするように心がけています。

河野：他社からの提案もありましたが、柿田さんはより私たちの視点に立って考えてくださいました。私たちとしては、どのサービスも性能があまり変わらない内容であれば、導入して終わりではなく、その後のサポートも考えてくださる信頼のできる「人」のところでお願いしようと考えました。やはり紹介される人との信頼関係は重要ですよね。

国枝：河野部長は初めに「楽楽精算」のご提案に伺ったときから、何でも包み隠さずに話してくださったので、こちらもオープンな姿勢でご説明に熱が入りました。

河野：普段お付き合いのない会社の方が来られると身構えてしまいますが、西日本シティ銀行の柿田さんからのご紹介でしたら安心感が違います。もともと融資の関係があり、当社のことをよくご存じの西日本シティ銀行さんの紹介であれば、おかしな話ではないという絶大な信頼がありますから。どんなにいいシステムであっても、信用できない相手からは買いませんよね。

最初の抵抗感はあるが徐々に良さを実感

――「楽楽精算」を導入されて、社内ではどのように進めたのでしょう？

河野：2020年の秋に西日本シティ銀行さんからラクスさんをご紹介いただき、経営陣は「会社のためになるなら積極的に取り入れよう」と前向きでした。それで2021年3月に申し込み、4月からシステムの構築に入りました。会社に新しいものを取り入れるときは、社内の皆さんに理解を求めるのが一番高いハードルで、やはり慣れ親しんだ方法を変えることに抵抗感を持つ人は多いものです。うまく回り出せば格段にラクになるのですが、生みの苦しみはあって、そこは富山が頑張ってくれました。

富山：当社では経費精算をする従業員が800人ほどいて、年代も幅広く、上は70歳くらいになります。ですから、4月からシステム環境を構築して、9月から運用を開始して、一人ひとりに丁寧に説明するための時間を割くのがかなり大変で苦戦しました。今年に入ってから、ようやくほとんどの従業員に使ってもらえるようになり、良さを実感してもらえたかなと思っています。

河野：一気に変えることはなく、まずは使って慣れてもらい、この4月から第2フェーズとして紙を受け付けないようにしたところです。

富山：まずは環境の整備が必要で、スマホを持っていない人はどうするか、スキャンはどうするかといった環境を整えてから、完全ペーパーレス化に向けて進んでいる段階です。これから新システムの良さが十分に発揮されてくると思うので、業務の効率化が進めばよいなと期待しています。

――新しいシステムについて、従業員の方の反応はいかがでしょう？

河野：パソコンやスマホを使い、ペーパーレスで申請できるため、その部分は効率的になったという声を聞きますね。

富山：スマホを使って入力できるのでラクになったとか、特に営業部門では移動時間に作業できるのが便利といった好意的な反応が多いですね。一方、長期出張が多い部署では、領収書の数も多く、電子化することに抵抗感を持っている方が少なからずいます。この層に対しては、粘り強く啓蒙していくしかありません。ここは他社様でもご苦労なさっているのではないかと思います。

――管理される経理部門では、どのような変化がありましたか？

富山：もともとは自社で作った経費精算システムを使っていましたが、使い勝手があまり良くなく、申請者側も我々管理する側もストレスがかかっていました。特に処理速度の遅さは問題になっていて、「楽楽精算」はクラウド管理でスピーディに進められるため、ストレスがかなり解消されたのではないかと思います。

河野：新システムへの移行をきっかけとして、社内の運用ルールを見直したことも大きいですね。これまでは月末ギリギリまで届くのを待って締めの作業をしていましたが、締切の時間を早めに設定して徹底したことで、経理側の負担が減ったと思います。
また、自前の経費精算システムは、自分でカスタマイズできなかったので、従業員がどの科目で申請するか迷いやすく、間違っていると差し戻してやり直してもらわなければならなくて、お互いの負担になっていました。「楽楽精算」は自分たちがやりやすいように自由に変えられるのがすごくいいです。

富山：環境を構築する段階で、以前のシステムで従業員からよく問い合わせがあった科目などは見直したため、申請しやすくなったのではないかと思います。あまり詳しくない私でも使いやすくて、いつでも追加・修正できるところがすごく助かっています。

国枝：ありがとうございます。ラクスとしては、機能の良さはもちろん、使いやすさやなじみやすさを重視しているので、そう言っていただけるととてもうれしいです。

――九州カードさんのコーポレートカードも導入されたと聞きました。経緯を教えてください。

河野：経費精算をさらに効率化するためにコーポレートカード（クレジットカード）も導入したいと思い、柿田さんに相談しました。こちらは4社で相見積もりを取ったところ、大きな違いはなかったのですが、最終的には柿田さんが紹介してくれた九州カードさんを選びました。といいますのも、西日本シティ銀行さん・ラクスさん・九州カードさんの3社が連携して、新たなサービスを構築していくというプレスリリースを出されて、将来的なUX（ユーザーエクスペリエンス）の向上が期待できると感じたからです。あとは営業の古山さんも好印象だったので、それも後押しになりましたね。先ほどと同様にやはり「人」の信頼関係が重要だと考えています。

古山：ありがとうございます。3社連携のメリットは3社が一体となってご提案できることにあると思います。他社さんからもセットで提案いただいたことで、無駄なくシームレスに導入できたという意見をいただいております。今後もお客さまの合理化ニーズに沿ったご提案を積極的に行っていきたいと思います。

――カードを導入されて、効果がありましたか？

河野：「楽楽精算」を使う約800人に発行したものの、コーポレートカードを持ち歩いて使うのは心配という人が多く、最初はなかなか使ってもらえませんでした。しかし、使えば便利だという声が出てきて、徐々に使う人が増えてきたところです。

古山：コーポレートカードは使い慣れていただくと本当に便利です。利用したデータは「楽楽精算」に自動連携されますので、企業の経理担当者にとっては、チェック作業の軽減につながります。実際に利用する従業員の方は、これまでのように領収証を見ながら手入力する必要がなく、立替負担も無くなります。コーポレートカード導入をお考えであれば是非お気軽にご相談いただきたいです。

使い手目線に立って着実に効率化を

――日本ではDX推進の流れが加速しています。正興電機様は、これからどのようにDXを進めていく予定でしょうか？

河野：2020年に社内にオープンイノベーション室を開設して、AIやDXに関する勉強会などを開催しています。事業面でもAIに関わる事業を行っているベンチャー企業に投資するなど、今後、DXを含めて推進していくことになります。「楽楽精算」には汎用ワークフローという機能があるので、精算システムがうまく動かせるようになったら、次はそちらを利用しようと考えています。
一方で、最近は社宅の契約業務やタクシーチケット、営業車の運転日報をペーパーレス化して、電子会議システムの導入も検討しているところです。簡単なことから重たいところまでいろいろありますが、一つひとつ着実に進めていくつもりです。

――最後に、DXやシステムの導入を検討されている企業や担当者にアドバイスがあればお願いします。

富山：管理する私たちがラクになることではなく、使う人にとって本当に使いやすいのかというユーザー目線を第一に考えることがもっとも大事だと思います。システムを構築するときはもちろん、実際に利用し始めてからも、常に使う人の気持ちに寄り添い、不便なことがあればその都度より使いやすいように改善することで、効率化が高まっていくと感じています。

河野：新しいツールを入れること自体が目的にならないように、何をどう実現したいのかというゴールをあらかじめ明確にしておくことが大切だと思います。当社では、効率化という大枠だけで始めてしまったため、初動は非効率になって生みの苦しみが増えたような気がします。また、当社では一部の部署だけに話を聞いて導入しましたが、事前にポイントとなるいくつかの部署に意見を聞いてから進めた方がいいかもしれません。

国枝：ラクスとしては、西日本シティ銀行さん、九州カードさんとともに福岡県の企業様のデジタル化支援をお手伝いしたいと考えています。デジタル化・DX推進についてはご不安なことも多いかと思います。福岡県内では1,000社のDX推進に寄与している我々IT専門家に、まずは何なりとご相談ください。

古山：九州カードとしては、今回のようなコーポレートカードの導入だけでなく、加盟店提案などキャッシュレスを起点とした企業の合理化に対するご支援が可能です。地域トップブランドのカード会社として満足することなく、お客さまの期待を超えたサービスの提供を考えていきます。

柿田：当行としては、福岡を代表する正興電機様のDXをサポートさせてもらうことができて、今回のように確かな効果を実感いただいていると思います。取引先企業さまに貢献できることが実績としてわかっていますので、これからも常にアンテナを張って最新の情報を取り入れて学びながら、お客さまのニーズに寄り添い、少しでもお役に立てるように努めてまいります。ぜひお気軽にご相談ください。

西日本シティ銀行ではお客さまのニーズに寄り添ったサービスをご提案いたしますので、今回の経費精算システムやコーポレートカード以外でもお困りのことがあればぜひご相談ください。